La GED, ou Gestion Électronique des Documents, est un espace numérique académique permettant de déposer, conserver et consulter certains documents administratifs de l’école.
Dans le cadre du suivi de la sécurité des écoles, la GED devient l’espace de référence pour le dépôt des documents liés à la sécurité et à la mise en sûreté.
Quels documents sont concernés ?
Les directeurs et directrices d’école sont amenés à déposer dans la GED les documents relatifs à la sécurité de leur école, notamment :
- le PPMS unifié ;
- les mises à jour du PPMS ;
- les comptes rendus d’exercices PPMS ;
- les comptes rendus d’exercices d’évacuation incendie ;
- les diagnostics de sécurité ou de mise en sûreté ;
- les documents demandés dans le cadre du suivi réglementaire de l’école.
Tutoriel vidéo pour déposer ses comptes-rendus d’exercice PPMS dans la GED
(réalisation par Maxime MARTIN)
À quoi sert la GED ?
La GED permet de centraliser les documents dans un espace identifié, accessible par les services compétents. Elle facilite le suivi des dépôts, évite la dispersion des documents et permet de retrouver plus facilement les éléments transmis.
Elle ne remplace pas le travail de préparation réalisé dans l’école : les documents doivent toujours être élaborés, actualisés et présentés selon les procédures habituelles. La GED constitue l’espace de dépôt et d’archivage numérique.
Quelques points de vigilance
Lors du dépôt, il est important de vérifier :
- que le document déposé correspond bien à l’école concernée ;
- que le bon type de document a été sélectionné ;
- que la date de réalisation est correctement renseignée ;
- que le document apparaît bien dans l’espace de dépôt après validation.
Lorsqu’une école comporte plusieurs UAI, le dépôt doit être effectué pour chaque UAI concernée.
Ressources
